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会議や取引先と会う時に

筆記用具などが揃っている

レンタルスペースによっては、筆記用具やティッシュなどがすでに用意されています。
その部屋を使う人なら自由に使って良いので、自分で持って行く必要はありません。
筆記用具を忘れてしまった場合でも、会議で出た内容をメモに残せるので安心ですね。
またデスクやイスも用意されており、会議を進めやすいよう配置を変えても構いません。

ただ会議が終わって帰る時に、きちんと元に戻しましょう。
当たり前ですが備わっているものは汚したり、壊したりしないでください。
基本的に自分で決めた時間しかレンタルスペースは使用できませんが、あとに使う人がいない時なら、料金を支払えば延長できます。
会議が盛り上がり、まだ話し合いたい時は延長しましょう。

情報漏洩を防ぐために

取引先の重要な相手と話し合う時に、お互いの会社ではなくレンタルスペースを選択する方法があります。
その際は、防音であることを条件に含めましょう。
防音でないレンタルスペースで大事なことを話し合うと、内容が外部に漏れてしまう心配があります。
情報漏洩に繋がり、大きなトラブルに発展するので防音であることを大事に決めましょう。

また使用するレンタルスペースが決まったら、相手に早く連絡してください。
急に、明日このレンタルスペースで話し合いたいと伝えても、相手は混乱してしまいます。
初めて利用する場所だったら、簡単なマップをメールに送付するのがおすすめです。
また駅前など、わかりやすいレンタルスペースを選ぶよう意識しましょう。


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